Tem que ser com uma reunião? Não pode ser um telefonema? Um café? Um e-mail -- que não vá para listas, mas sim, para apenas quem seja relevante.
Aliás, listas ajudam, mas trazem uma enchurrada de irrelevância pra dentro de sua inbox a cada dia que passa.
Um fator que, na minha opinião, mudaria drasticamente o aproveitamento das reuniões:
- Apenas uma pessoa faz anotações e compartilha por e-mail com os demais.
- Apenas essa pessoa tem um computador e projeta as informações (caso necessário)
- O mais importante: as reuniões são feitas em pé.
Sim. Em pé. Pra mim, o comodismo de todos estarem sentados, com seus computadores, acesso wi-fi colaboram para que as reuniões durem mais do que o necessário. Quando você começar a se cansar de ficar em pé, saiba que todos ali também estão se cansando. E todo mundo tem que fazer sua parte pra que a reunião tenha seu objetivo fechado o mais pontualmente possível.
O número de pessoas deve ser limitado, com certeza. Em uma reunião com 10 pessoas, apenas três ou quatro são relevantes e menos de sete participam ativamente. Eu falo isso baseado na minha vida profissional.
Há quem goste de reuniões. Gente que acha que, de alguma maneira, passa status. "Eu estava em uma reunião com o diretor". Sério, tem gente que acha que as mina pira nisso.
Matéria na Business Week sobre como o Google conduz suas reuniões
